Kokkolan Energia Oy konserni – Asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty – 13.4.2026

1. Rekisterinpitäjä(t)

Kokkolan Energia Oy (2276581-3) ja Kokkolan Energiaverkot Oy (2026153-1)
Varastotie 3, 67100 Kokkola
puh. 0800 050 60
Verkkopalvelu: www.kokkolanenergia.fi

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Kokkolan Energian tietosuojavastaava
DPO@kokkolanenergia.fi
Kokkolan Energia Oy toimii rekisterinpitäjänä konsernin yhteisessä käytössä oleville rekistereille.

3. Yhteisrekisterinpitäjyys ja vastuunjako konsernissa

Kokkolan Energia Oy -konserni on osakeyhtiölain mukainen konserni, jossa Kokkolan Energiaverkot Oy toimii Kokkolan Energia Oy:n tytäryhtiönä. Konserniyhtiöt toimivat erillisinä rekisterinpitäjinä omissa liiketoiminnoissaan, ellei tässä tietosuojaselosteessa toisin todeta. Konsernin asiakas- ja markkinointitoimintaan liittyvissä rekistereissä Kokkolan Energia Oy ja Kokkolan Energiaverkot Oy toimivat osittain GDPR:n tarkoittamina yhteisrekisterinpitäjinä (EU 2016/679, artikla 26), koska yhtiöt määrittelevät näissä käsittelytoimissa yhdessä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ja keskeisiä keinoja. Yhteisrekisterinpitäjyyden piirissä olevassa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan sähkömarkkinalain ja muun lainsäädännön asettamia rajoituksia erityisesti sähkö- ja energiaverkkoihin liittyvien tietojen käsittelyn ja luovuttamisen osalta. Energiaverkkoihin liittyviä henkilötietoja käsitellään ja jaetaan konsernin sisällä vain siltä osin kuin se on lainsäädännön mukaan sallittua ja välttämätöntä.

Yhtiöt vastaavat kumpikin oman toimintansa puitteissa käsiteltävien henkilötietojen käsittelytoimien lainmukaisuudesta, tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta sekä rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen osallistumisesta. Kokkolan Energia Oy vastaa lisäksi konsernin yhteisessä käytössä olevien rekisterien osalta tietosuojainformaation antamisesta, rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisen koordinoinnista sekä yhteydenpidosta tietosuojaviranomaisiin. Rekisteröidyllä on oikeus käyttää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja oikeuksiaan kumpaankin yhteisrekisterinpitäjään kohdistuen. Yhtiöt tekevät keskenään yhteistyötä varmistaakseen, että rekisteröidyn oikeudet toteutuvat riippumatta siitä, mille yhtiölle pyyntö esitetään.

4. Yleistä

Jotta voimme palvella sinua parhaamme mukaan, edellyttää se, että keräämme ja käsittelemme joitakin sinua koskevia tietoja. Arvostamme kuitenkin yksityisyyttäsi ja olemme sitoutuneet suojaamaan sitä. Tämä tietosuojaseloste sisältää tietoa siitä, mitä henkilötietoja keräämme, millä periaattein sitä käsittelemme sekä mitä oikeuksia ja vaikuttamismahdollisuuksia sinulla on tietojasi koskien.

Yhtiömme käsittelee sinua koskevaa henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme sinua lukemaan tämän tietosuojaselosteen huolellisesti. Teemme päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa. Käyttämällä palvelujamme, verkkosivustoamme tai ottamalla meihin yhteyttä, hyväksyt että käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

5. Millä perusteella henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassopimukseen, oikeutettuun etuun (kuten suoramarkkinointi, saatavien perintä), lakisääteiseen velvoitteeseen tai suostumukseesi. Huolehdimme siitä, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojesi käsittelemiselle. Käsittelemme tietojasi sopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi. Käsittelemme myös henkilötietojasi oikeutetun etumme nojalla, joita ovat palveluidemme tarjoaminen ja liiketoimintamme harjoittaminen sekä kehittäminen. Joitakin henkilötietoja voimme käsitellä myös suostumuksesi nojalla.

Tyypillisiä käyttötarkoituksia ovat mm.:

Sopimusvelvoitteidemme toteuttaminen
Oikeudellisten velvoitteiden ja vaateiden täyttäminen
Asiakasviestintä ja yhteydenottopyyntöihin vastaaminen
Liiketoimintamme kehittäminen ja palveluidemme kohdentaminen sinulle

6. Mitä henkilötietoja minusta kerätään ja mistä lähteistä?

Keräämme sinua koskevia henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi yhteydenottojen yhteydessä tai myöhemmin palveluidemme käytön yhteydessä. Keräämme myös verkkosivustomme kävijätietoa ja Online-palveluidemme käyttäjistä, jotta voisimme analysoida ja kehittää palveluitamme entistäkin paremmaksi ja kohdentaa kävijöille sopivaa markkinointia.

Asiakkaita koskevia tietoja saadaan säännönmukaisesti sähkömarkkinoilla toimivilta energiayhtiöiltä ja sähkömarkkinoiden keskitetyn tiedonvaihdon yksiköstä (datahub) soveltuvaan lakiin tai viranomaismääräyksiin perustuvan tiedonvaihdon perusteella. Tietoja päivitetään myös sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella. Henkilötietoja käsitellään ja päivitetään myös Energiateollisuuden julkaisemien sähkömarkkinoiden tiedonvaihtoa koskevien sääntöjen perusteella.

Tyypillisesti suoraan sinulta saamiamme tietoja ovat:

nimi
osoite
henkilötunnus
käyttöpaikan osoite
yritys tai yhteisö
y-tunnus
äidinkieli
titteli
yhteystiedot, kuten puhelinnumerot, sähköpostiosoite ja esim. laskutusosoite
suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
yritysten yhteyshenkilöitä koskevat tiedot (kuten tiedot yrityksestä, yhteyshenkilön asema sekä yhteystiedot)
asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot (kuten voimassaolevat ja päättyneet sopimukset)
ilmoitukset suoramarkkinoinnin luvat ja -kiellot esim. turvakielto tai salainen puhelinnumero
laskutukseen ja maksamiseen liittyvät tiedot (kuten maksamista, laskutusta ja perintää koskevat tiedot)
suoramarkkinointia koskevat suostumukset ja kiellot
markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot esim. uutiskirjeen tilaus
verkkosivuston ja sähköisten palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot, käyttäjätunnus, evästeet, IP-osoitteet
mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

Muita kerättäviä tietoja ovat esimerkiksi:

Energian kulutukseen ja tuotantoon liittyvä mittaustieto ja mittaukseen käytettävien laitteiden tiedot
- o Sähköturvallisuuslaki edellyttää verkonhaltijalta rekisteriä jakelualueensa liittymien sähkölaitteistoista
Kaukolämpöliittymien tilaustehon määritystä varten tarvitsemme asunnon tietoja
Tarkistamme myös luottotiedot aina uusilta asiakkailta sekä perintää suunniteltaessa
Asiakaspuheluiden tallennus palveluiden kehittämiseksi

7. Kuka käsittelee tietojani ja luovutetaanko niitä kolmansille osapuolille?

Henkilötietojasi käsittelevät pääsääntöisesti yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Saatamme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä. Huolehdimme tällöin siitä, että tietojesi luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään lainmukaisesti. Henkilötietojasi käsitellään henkilöstön ja kumppaneiden toimesta ainoastaan työtehtävien ja lakisääteisten velvoitteiden sekä sopimusvelvoitteiden edellyttämässä laajuudessa. Varaamme myös oikeuden luovuttaa tietoja muutoin sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi taikka lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Tietojesi luovuttaminen voi tulla kysymykseen myös, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän konserniyhtiöille, viranomaisille ja sähkömarkkinoiden osapuolille sähkömarkkina- ja muun lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Henkilötietoja luovutetaan sähkömarkkinoiden keskitettyyn tiedonvaihtojärjestelmään (Datahub-järjestelmä, Fingrid Datahub Oy) sähkömarkkinalainsäädännön edellyttämässä laajuudessa. Henkilötietoja voidaan luovuttaa asiakassuhteiden hoitamiseksi, palveluiden ja tuotteiden käytön kehittämiseksi, asiakasviestintään sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin. Huolehdimme aina tietoja luovuttaessamme, että noudatamme kulloinkin voimassa olevaa lakia.

8. Luovutetaanko tietojani EU:n ulkopuolelle?

Henkilötietojasi ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle. Mikäli näin tapahtuisi, huolehdimme siitä, että tietojesi käsittely, siirto ja tallennus toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.

9. Kauanko henkilötietojani säilytetään?

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on käytön mukaan tarpeellista tai mitä sopimus tai laki edellyttää. Henkilötietojen säilytysajat voivat vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Energiatoimialalla lakisääteisten velvoitteiden ja säännösten mukaan tietoja säilytetään vähintään 10 vuotta. Pyrimme aika ajoin myös päivittämään tietojasi. Tietojesi päivittämisen voit tehdä myös itse verkkosivujemme kautta tai ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme. Asiakasrekisterin tietoja voidaan myös kerätä ja päivittää Väestörekisterikeskuksen, Suomen Asiakastieto Oy:n ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä.

10. Miten tietojani säilytetään ja suojataan?

Tietojasi säilytetään rekisterinpitäjän sekä palveluntarjoajiemme palvelimilla, jotka on suojattu asianmukaisesti, kuten keskeiselle kyberturvallisuuslain alaiselle toimijalle kuuluu. Keräämämme ja käsittelemämme henkilötieto pidetään luottamuksellisena eikä niitä ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville, taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti, palvelusopimusten perusteella niihin oikeutetuille tahoille. Pääsy henkilötietoihisi on suojattu tietoteknisin- ja sopimuksellisin keinoin.

11. Tietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset?

Valtaosa palveluistamme edellyttää, että saamme sinulta henkilötietoja. Lainmukaiset velvoitteet ja sopimussuhde velvoittavat meitä soveltuvin osin, henkilötietojen käsittelyyn. Mikäli et luovuta henkilötietojasi tai salli niiden käsittelyä, pystymme palvelemaan sinua vain rajoitetusti.

12. Tietojen käyttäminen markkinointi- ja viestintätarkoituksiin

Käytämme asiakkaidemme tietoja asiakasviestintään, jossa kerromme ajankohtaisista Kokkolan Energian asiakkaita koskevista asioista. Mikäli haluat perua asiakaskirjeen, jokaisen sähköpostin yhteydessä on linkki, jonka kautta pääsee poistumaan sähköpostilistalta. Asiakaskirjeen lisäksi sinulla on mahdollisuus tilata sähköpostitse markkinointikirje. Mikäli haluat perua markkinointikirjeen, jokaisen sähköpostin yhteydessä on linkki, jonka kautta pääset poistumaan sähköpostilistalta. Mikäli haluat poistua useammalta sähköpostilistalta, jokaiselta listalta tulee poistua erikseen.

13. Käytetäänkö verkkosivuilla evästeitä ja mitä ne ovat?

Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa tai estää verkkosivustomme toimivuutta.

14. Millaisia oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia minulla on

Rekisteröidyllä on tietosuojalain mukainen oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu tietorekistereihin. Tarkastuspyyntö tulee tehdä käymällä rekisterinpitäjän luona. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi passilla, ajokortilla tai henkilökortilla. Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit peruuttaa suostumuksen rekisterinpitäjän luona. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi passilla, ajokortilla tai henkilökortilla.

14.1. Pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä tietää, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

14.2. Oikeus saada virheet korjatuksi
Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

14.3. Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostia osoitteeseen asiakaspalvelu@kokkolanenergia.fi.

14.4. Oikeus vastustaa käsittelyä
Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa pystymme palvelemaan sinua vain rajoitetusti.

14.5. Oikeus rajoittaa käsittelyä
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

14.6. Oikeus saada tiedot siirretyiksi
Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

14.7. Oikeus saada tiedot poistetuiksi
Sinulla on oikeus saada tietosi poistetuksi. Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii.

14.8. Miten voin toteuttaa oikeuteni?
Voit käyttää edellä kuvattuja oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

15. Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?

Varaamme oikeuden tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen - toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat olla ajankohtaisia myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.

16. Mihin voin ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?

Tietosuojaa koskevissa asioissa voit olla yhteydessä:
Rekisterin yhteyshenkilöön
Tietosuojavastaavaan
Kokkolan Energia Oy, Sisäinen tarkastus, Varastotie 3, 67100 Kokkola tai
Tietosuojavaltuutettuun, puh: 029 56 66700, tietosuoja(at)om.fi