Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Kokkolan Energia Oy (2276581-3) ja Kokkolan Energiaverkot Oy (2026153-1)
Varastotie 3, 67100 Kokkola
puh. 06- 828 9295
Verkkopalvelu: www.kokkolanenergia.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriasioissa:

Mervi Klemola
mervi.klemola(at)kokkolanenergia.fi

Kokkolan Energia Oy toimii rekisterinpitäjänä konsernin yhteisessä käytössä oleville rekistereille.

3. Yleistä

Jotta voimme palvella sinua parhaamme mukaan, edellyttää se, että keräämme ja käsittelemme joitakin sinua koskevia tietoja. Arvostamme kuitenkin yksityisyyttäsi ja olemme sitoutuneet suojaamaan sitä. Tämä tietosuojaseloste sisältää tietoa siitä, mitä henkilötietoja keräämme, millä periaattein sitä käsittelemme sekä mitä oikeuksia ja vaikuttamismahdollisuuksia sinulla on tietojasi koskien.

Yhtiömme käsittelee sinua koskevaa henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme sinua lukemaan tämän tietosuojaselosteen huolellisesti. Saatamme myös tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa.

Käyttämällä palvelujamme, verkkosivustoamme tai ottamalla meihin yhteyttä, hyväksyt että käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Mikäli et hyväksy näitä ehtoja, emme todennäköisesti pysty sinua myöskään palvelemaan.

4. Mihin tarkoitukseen henkilötietojani kerätään ja käsitellään?

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ovat:

  • Sopimusvelvoitteidemme toteuttaminen;
  • Oikeudellisten velvoitteiden ja vaateiden täyttämiseksi;
  • Asiakasviestintä ja yhteydenottopyyntöihin vastaaminen;
  • Liiketoimintamme kehittäminen ja palveluidemme kohdentaminen sinulle.
5. Mitä henkilötietoja minusta kerätään ja mistä lähteistä?

Keräämme sinua koskevia henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi yhteydenottojen yhteydessä tai myöhemmin palveluidemme käytön yhteydessä. Keräämme tietoa myös verkkosivustomme kävijätietoa, jotta voisimme analysoida ja kehittää sivustoamme entistäkin paremmaksi ja kohdentaa kävijöille sopivaa markkinointia. Henkilötietoja käsitellään ja päivitetään myös Energiateollisuuden julkaisemien sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella.

Tyypillisesti saatamme saada suoraan sinulta seuraavia tietoja:

  • nimi
  • osoite
  • henkilötunnus
  • käyttöpaikan osoite
  • y-tunnus
  • äidinkieli
  • yhteystiedot, kuten puhelinnumerot, sähköpostiosoite ja esim. laskutusosoite
  • yritysten yhteyshenkilöitä koskevat tiedot (kuten tiedot yrityksestä, yhteyshenkilön asema, sekä yhteystiedot)
  • asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot (kuten voimassaolevat ja päättyneet sopimukset)
  • ilmoitukset suoramarkkinoinnin luvat ja -kiellot. Esim. turvakielto tai salainen puhelinnumero.
  • laskutukseen ja maksamiseen liittyvät tiedot (kuten maksamista, laskutusta ja perintää koskevat tiedot)
  • mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.
5.1. Esimerkkejä muista kerättävistä tiedoista:
  • Energian kulutukseen ja tuotantoon liittyvä mittaustieto ja mittaukseen käytettävien laitteiden tiedot.
  • Sähköturvallisuuslaki edellyttää verkonhaltijalta rekisteriä jakelualueensa liittymien sähkölaitteistoista.
  • Kaukolämpöliittymien tilaustehon määritystä varten tarvitsemme asunnon tietoja.
  • Tarkistamme myös luottotiedot aina uusilta asiakkailta sekä perintää suunniteltaessa.
6. Millä perusteella henkilötietoja käsitellään?

Huolehdimme siitä, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojesi käsittelemiselle. Saatamme käsitellä henkilötietojasi usealla eri perusteella. Käsittelemme tietojasi sopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi. Käsittelemme myös henkilötietojasi oikeutetun etumme nojalla, joka on palveluidemme tarjoaminen ja liiketoimintamme harjoittaminen ja kehittäminen. Joitakin henkilötietoja saatamme käsitellä myös suostumuksesi nojalla.

7. Kuka käsittelee tietojani ja luovutetaanko niitä kolmansille?

Henkilötietojasi käsittelevät pääsääntöisesti yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Saatamme myös ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä, kuten henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät. Huolehdimme tällöin siitä, että tietojesi luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti. Saatamme myös luovuttaa tietoja muutoin sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi taikka lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän konserniyhtiöille, viranomaisille ja sähkömarkkinoiden osapuolille sähkömarkkina- ja muun lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

8. Luovutetaanko tietojani EU:n ulkopuolelle?

Henkilötietojasi ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle. Mahdolliset luovutukset EU:n ulkopuolelle koskevat ainoastaan tilanteita, jossa käyttämiemme järjestelmien palvelimet sijaitsisivat EU:n ulkopuolella. Mikäli näin tapahtuisi, huolehdimme siitä, että tietojesi käsittely, siirto ja tallennus toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.

9. Kauanko henkilötietojani säilytetään?

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Energiatoimialalla lakisääteisten velvoitteiden ja säännösten mukaan tietoja säilytetään vähintään 10 vuotta.

Pyrimme aika ajoin myös päivittämään tietojasi ja voit tehdä sen myös itse verkkosivujemme kautta tai ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme. Asiakasrekisterin tietoja voidaan myös kerätä ja päivittää Väestörekisterikeskuksen, Suomen Asiakastieto Oy:n ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä.

10. Miten tietojani säilytetään ja suojataan?

Tietojasi säilytetään omilla sekä palveluntarjoajamme palvelimilla, jotka on suojattu asianmukaisesti. Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot pidetään luottamuksellisina eikä niitä ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella asiakkaillemme. Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

11. Tietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset?

Valtaosa palveluistamme edellyttää, että saamme sinulta henkilötietoja. Jos et anna henkilötietoja tai salli niiden käsittelyä, emme pysty palvelemaan sinua ja täyttämään toimintamme tarkoitusta. Jos et halua, että käsittelemme tietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, pyydämme että et toimita meille mitään tietoja.

12. Käytetäänkö verkkosivuilla evästeitä ja mitä ne ovat?

Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.

13. Millaisia oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia minulla on?

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin. Tarkastuspyyntö tulee tehdä käymällä rekisterinpitäjän luona. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi passilla, ajokortilla tai henkilökortilla.

Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit peruuttaa suostumuksen rekisterinpitäjän luona. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi passilla, ajokortilla tai henkilökortilla.

13.1. Pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

13.2. Oikeus saada virheet korjatuksi

Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

13.3. Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostia osoitteeseen asiakaspalvelu@kokkolanenergia.fi.

13.4. Oikeus vastustaa käsittelyä

Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.

13.5. Oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

13.6. Oikeus saada tiedot siirretyksi

Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

13.7. Oikeus saada tiedot poistetuksi

Sinulla on oikeus saada tietosi poistetuksi. Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii.

Miten voin toteuttaa oikeuteni?

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle,

14. Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.

15. Mihin voin ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?

Tietosuojaa koskevissa asioissa voit olla yhteydessä:

  • Kokkolan Energia Oy, Sisäinen tarkastus, Varastotie 3, 67100 Kokkola tai
  • Tietosuojavaltuutettuun, puh: 029 56 66700, tietosuoja(at)om.fi