Asiakasrekisteriseloste

Kokkolan Energia Oy:n asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä

Kokkolan Energia Oy
PL 165, 67101 Kokkola
Puh: 06 828 9295
Y-tunnus 2276581-3

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jouko Haapoja
Asiakaspalvelupäällikkö (oto)

Puh. 044 780 9191

Rekisterin nimi

Kokkolan Energia Oy:n asiakasrekisteri

Rekisterin pitämisen peruste

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste
Henkilötietolain 24 §:n mukainen informointi


Henkilötietojen käsittely ja rekisterin käyttötarkoitus

Kokkolan Energia Oy:n nykyisten ja entisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyssä käytetään hyvää tietojen käsittelytapaa ja noudatetaan henkilötietolakia.

Rekisteriä käytetään Kokkolan Energia Oy:n ja sen asiakkaiden välisen asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen sekä tuotteiden ja palveluiden ylläpitämiseen, tarjoamiseen, kehittämiseen ja toimittamiseen sekä tuotteisiin ja palveluihin liittyvien Kokkolan Energia Oy:n sisäisten ja ulkoisten tehtävien hoitamiseen. Rekisterin tietoja hyödynnetään tuotteiden ja palveluiden markkinointiin ja etämyyntiin sekä profilointiin voimassaolevan lainsäädännön tai asiakkaan antaman suostumuksen mukaisesti. Rekisterin sisältö toimii pohjana maksujen valvontaan ja perintään. Rekisterin puhelutallenteita käytetään puhelusisällön todentamiseen, asiakaspalveluhenkilöstön kouluttamiseen ja palvelutasotutkimuksiin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää kaikki asiakassuhteeseen perustuvat yleiset tiedot kuten nimi, henkilötunnus, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot, käyttöpaikan perustiedot, sopimus ja yhteystiedot, tapahtuma- ja lukematiedot, lupatiedot ja kiellot, pankkiyhteystiedot sekä muut asiakkaan erikseen ilmoittamat tiedot.

Kokkolan Energian ja asiakkaiden välisiä puheluita voidaan tallentaa asiakastapahtuman varmentamiseksi ja palveluiden laadun kehittämiseksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään. Rekisteriä päivitetään asiakkailta tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten tai muiden asiaan liittyvien kontaktien yhteydessä sekä asiakkaan kohteisiin asennetuilta energiamittareilta saaduilla energiankäyttötiedoilla.

Rekisterin tietoja voidaan päivittää myös ulkopuolisista tietolähteistä.

Kaikki asiakkaiden yhteydenotot Kokkolan Energia Oy:n kanssa voidaan tallentaa.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Kokkolan Energia Oy:n asiakasrekisteristä ei lähtökohtaisesti luovuteta tietoja kolmansille osapuolille.

Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille asiakassuhteen hoitamisen niin vaatiessa asiakkaan antamalla valtakirjalla tai asiakkaan pyynnöstä tiettyä tarkoitusta varten.

Maksamattomien laskujen perintätoimenpiteitä varten voidaan luovuttaa yksittäisiä tietoja kyseessä olevan palvelun toimeksiannon pohjalta sitä suorittavalle yritykselle.

Voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.

Tietoja voidaan siirtää rekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti Kokkolan Energia Oy:n yhteistyökumppaneille, tytäryhtiöille, palveluntuottajille tai alihankkijoille.

Puhelutallenteita voidaan siirtää tutkimuslaitokselle asiakaspalvelun laatutason arvioimiseksi. Tällöin tutkimuslaitoksen tulee sitoutua siihen, että tutkimuksessa käytetyt tallenteet joko palautetaan tai tuhotaan välittömästi tutkimuksen päätyttyä.

Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla teknisillä keinoilla. Tietoihin on käyttöoikeus vain Kokkolan Energia Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Kokkolan energia Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.

Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tiedon korjaamista rekisterissä. Tiedon korjaamista koskeva vaatimus on kyettävä yksilöimään mahdollisimman tarkasti. Samoin tarkastusta koskevan puhelun ajankohta ja asia.

Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää Kokkolan Energia Oy:tä käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

Tarkastus- ja oikaisupyynnöt sekä ilmoitus kielto-oikeuden käyttämisestä tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen Kokkolan Energia Oy, Asiakaspalvelu, PL 165, 67101 Kokkola tai asiakaspalvelu@kokkolanenergia.fi. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta aiheutuvan kohtuullisen korvauksen, jos rekisteröity käyttää tarkastusoikeuttaan useammin kuin kerran vuodessa.